Elemen Dasar Serta Fungsi Menu dan Ikon Pada Microsoft Excel 2010

Keberadaan berbagai menu dan ikon dalam tampilan Microsoft Excel merupakan bagian yang sangat penting untuk dapat memahami penggunaan Microsoft Excel secara baik & benar. Untuk lebih mudah pemahaman penggunaan perintah-perintah menu dan teknik pengoperasiannya, seorang pemula sangat perlu mengenal bagian dari elemen layar tersebut. Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Excel, bagi Anda yang masih pemula, ada baiknya jika Anda mengenal beberapa nama elemen atau komponen dan menu-menu Microsoft Excel beserta fungsinya masing-masing, berikut pembahasannya.

Berikut Penjelasan dan Fungsi nya

A. Elemen-Elemen Dasar Lembar Kerja Microsoft Excel 2010

Gambar 1.

Keterangan:

Tab File, merupakan pengganti Office Button yang pernah Anda jumpai pada Excel versi 2007, tombol ini berisi perintah-perintah standar untuk mengoperasikan file dokumen, seperti Open, Close, Print dan lain-lain.

Quick Access Toolbar, merupakan toolbar yang memiliki keistimewaan khusus dan terletak dibagian sudut kiri atas lembar kerja. Isi tombol-tombol perintah dalam toolbar ini dapat dimodifikasi.

Tab, merupakan bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi serangkaian grup perintah yang memuat beberapa tombol perintah yang relevan.

Title Bar, merupakan bar yang menampilkan nama dokumen yang aktif atau yang sedang dikerjakan. nama dokumen pada bar ini dapat digunakan untuk mengontrol dokumen yang sedang di aktifkan apabila pengguna membuka beberapa dokumen sekaligus. Dokumen yang aktif ini selalu ditampilkan dengan warna menyala.

Tombol Dialog, merupakan tombol dengan simbol anak panah yang berada dibagian kanan mana grup. Tombol ini berfungsi untuk membuka kotak dialog yang berisi perintah-perintah yang lebih kompleks yang di sesuaikan dengan nama kotak dialog.

Grup, merupakan bagian yang terletak dibawah tab dan berisi sederetan tombol-tombol perintah untuk menjalankan suatu proses tertentu dengan cara mengklik tombol-tombol perintah tersebut.

Toolbox, berfungsi untuk meminimalkan jendela , memaksimalkan jendela atau mengembalikan tampilan jendela pada ukuran sebelumnya dan menutup jendela.

Cell Aktif, penunjuk sel yang sedang aktif merupakan bagian terkecil dari worksheet (lembar kerja) yang dapat di isi dengan karakter, isi cell dapat berupa value, formula atau text.

Formula Bar, adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktifan atau untuk menuliskan rumus perhitungan data. Title Bar atau judul batang menampilkan nama program yang sedang berjalan dan Buku Kerja (workbook) Excel yang sedang terbuka. Biasanya muncul di bagian atas dari program Excel. Secara standar, Excel akan selalu membuka suatu file dengan nama Book 1.

Lembar Kerja (Spreadsheet) atau WorkSheet, pada excel 2010 merupakan kumpulan dari 16.384 kolom (column) dan 1.048.576 baris (row).

Tombol Help, tombol hep berisi tentang topik-topik bantuan dalam menggunakan Microsoft Excel. Jika tombol ini diklik maka disajikan berbagai macam topik seputar cara menggunakan Microsoft Excel dan langkah-langkah mengatasi jika ada permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan cara menggunakan Microsoft Excel.

Tabulasi Sheet, merupakan lembar kerja utama dari Excel yang digunakan untuk menampung seluruh data dan formula yang akan digunakan sebagai sumber data pembentuk tabel atau laporan.

Status Bar, adalah status berfungsi menampilkan informasi status sel yang sedang aktif serta informasi seputar operasi pengolahan data yang sedang dilakukan.

Navigasi Sheet, merupakan sederetan tombol perintah yang berfungsi untuk perpindahan antar sheet aktif.

Horizontal Scroll Bar, untuk melihat bagian dokumen yang belum terlihat, baik itu kearah horizontal maupun vertikal.

View Mode Toolbar, merupakan tombol pengatur tampilan lembar kerja merupakan tampilan yang berisikan sederetan tombol perintah untuk mengatur tampilan dokumen dalam lembar kerja.

Zoom Level, merupakan bagian yang berisi sederetan tombol perintah untuk mengatur ukuran tampilan dokumen dalam lembar kerja.

B. Mengenal Fungsi Menu dan Ikon Pada Microsoft Excel 2010

Beberapa perangkat lunak yang tergabung pada paket program Microsoft Office 2010 akan memiliki tombol tab-tab yang berisi tombol-tombol perintah didalamnya. Adanya tab File dideretan Ribbon. Tab File dalam Microsoft Excel 2010 dikenal istilah Backstage View yang merupakan tampilan baru sebagai penyempurna Office Button di Excel 2007.

Backstage View merupakan pusat kendali dokumen yang berisi beberapa tombol perintah dan beberapa sub menu yang memiliki fungsinya masing-masing.

1. Tab File

Tab File

Pada saat kamu mengkilik Tab File, akan muncul panel seperti berikut ini, tabel tersebut berisi daftar perintah yang berhubungan dengan penanganan berkas lembar kerja.

Berikut penjelasannya:

Save, berfungsi untuk menyimpan dokumen yang telah dibuat

Save As, berfungsi untuk menyimpan dokumen yang telah dibuat terlebih dulu dengan nama yang lain dan bisa juga menyimpan file ke dalam bentuk file yang lain.

Open, berfungsi untuk membuka lembar dokumen yang pernah disimpan (save) sebelumnya, atau membuka berbagai jenis dokumen teks yang didukung oleh Microsoft Excel 2010

Close, untuk menutup Dokumen yang sedang aktif tanpa menutup aplikasi Program Excel.

Info, adalah sub menu yang akan menampilkan segala informasi mengenai Workbook yang sedang aktif. Informasi tersebut meliputi beberapa hal, antara lain: ukuran file, tanggal pembuatan (created), tanggal terakhir modifikasi (Last Modified).

Recent, sub menu Recent, adalah sub menu yang menampilkan file-file workbook yang pernah dibuka terakhir kali berikut dengan lokasi penyimpanannya, gunakan juga tombol perintah Recover Unsaved Documents untuk membuka kembali file dokumen yang mungkin belum sampai tersimpan.

New, Sub menu New, merupakan sub menu yang digunakan untuk membuka lembar kerja baru atau templet-templet lain. Pilih Blank Workbook dan klik tombol Create.

Print, Sub menu Print,merupakan sub menu untuk melakukan perintah mencetak dokumen beserta pengaturannya.

Save & Send, Sub menu Save & Send, merupakan sub menu untuk menyimpan serta mengirim dokumen dengan memanfaatkan fasilitas Internet. Selain itu, Anda juga dapat mengubah tipe dari suatu workbook.

Help, berfungsi untuk mencari bantuan terhadap masalah yang timbul dari Microsoft Excel 2010

Options, merupakan ikon yang memberikan beberapa pilihan untuk mengatur lembar kerja excel.

Exit, berfungsi untuk menutup jendela Microsoft Excel 2010.

2. Mengenal Isi Dari Tab Ribbon

Starndard tab pada ribbon terdiri atas Tab File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Riview dan View. Tombol-tombol perintah pada masing-masing tab dapat dibuka dengan memilih dan mengklik tab tersebut, sehingga akan muncul Command Buttons sesuai dengan tab yang dipilih.

a. Tab Home

Tab Home berfungsi untuk menampung fungsi-fungsi yang paling sering digunakan untuk mengolah dokumen excel, seperti menetukan jenis huruf dan paragraf.

1.) Grup Clipboard

Paste, Untuk menyisipkan teks, tabel, grafik, dan gambar yang telah di-copy atau di-cut sebelumnya.
Cut, untuk menghapus atau memindahkan teks atau gambar
Copy, Untuk menyalin teks, tabel, grafik, dan gambar yang terdapat didalam lembar kerja
Format Painter, untuk mengadaptasi format teks pada bagian tertentu dan kemudian digunakan pada teks yang lain pada lembar kerja.

2.) Grup Font

Font, untuk menentukan jenis huruf
Font Size, untuk menentukan ukuran huruf
Increase Font Size, untuk memperbesar ukuran huruf
Decrease Font Size, untuk memperkecil ukuran huruf.
Bold, untuk membuat efek cetak tebal (Ctrl + B)
Italic, untuk membuat efek cetak miring (Ctrl + I)
Underline, untuk membuat efek cetak dengan garis bawah (Ctrl + U)
Border, untuk memberikan bingkai atau garis
Fill Color, untuk memberi warna pada sel
Font Color, untuk memberi warna pada huruf.

3.) Grup Alignment

Top Align, untuk menempatkan teks diposisi atas sel
Middle Align, untuk menempatkan teks ditengah-tengah sel
Bottom Align, untuk menempatkan teks dibawah sel
Orientation, untuk memutar teks atau dibalik
Wrap Text, agar teks didalam sel dapat ditampilkan semua
Align Text Left, untuk membuat teks rata kiri
Center, untuk teks rata tengah
Align Text Right, untuk membuat teks rata kanan
Decrease Indent, untuk mengurangi jarak antara garis pinggir dengan teks
Increase Indent, untuk menanbah jarak antara garis dengan teks
Marge & Center, untuk menempatkan data ditengah sel penggabungan.

4.) Grup Number

Number Format, untuk memilih bentuk data
Accounting Number Format, untuk menampilkan angka dengan lambang uang, seperti Rp dan $
Percent Style, untuk menampilkan angka dalam lambang persen
Comma Style, untuk menampilkan angka dengan tanda titik sebagai pemisah nilai ribuan
Decrease Decimal, untuk mengurangi angka desimal
Increase Decimal, untuk menambah angka desimal.

5.) Grup Styles

Conditional Formating, untuk visualisasi data sehingga mempermudah analisis dan melihat pola suatu data
Format as Table, untuk memilih format tabel
Celi Styles, untuk memilih format sel.

6.) Grup Cells

Insert, untuk menyisipkan sel, baris, kolom, dan sheet
Delete, untuk menghapus baris dan kolom dalam tabel atau sheet
Format, untuk mengubah lebar kolom dan tinggi baris, mengatur sheet, hide/unhide kolom dan baris.

7.) Grup Editing

Auto Sum, untuk menjumlahkan angka yang disorot
Fill, untuk membuat urutan data masukan
Clear, untuk menghapus data
Short & Filter, untuk mengurutkan data secara alfabet
Find & Select, untuk mencari dan memilih teks spesifik, format, atau informasi dilembar kerja.

b. Tab Insert

Tab insert berisi semua hal yang akan ditambahkan atau disispkan seperti tabrl, ilustrasi, grafik, link, dan teks, termasuk header, footer, dan pivotable.

1.) Grup Table

Pivotable, fasilitas pembuatan pivot table untuk mengelola data
Table, untuk menyisipkan tabel kedalam lembar kerja

2.) Grup Illustrations

Picture, untuk menyisipkan gambar kedalam lembar kerja
Clip Art, untuk menyisipkan clip art kedalam lembar kerja
Shapes, untuk menyisipkan shapes kedalam lembar kerja seperti lingkaran dan kotak
SmartArt, untuk menyisipkan diagram kedalam lembar kerja
Screenshot, untuk menyisipkan objek gambar dengan terlebih dahulu menangkap area tertentu di layar monitor.

3.) Grup Chart

Column, menyisipkan grafik kolom
Line, menyisipkan grafik garis
Pie, menyisipkan grafik lingkaran
Bar, menyisipkan grafik batang
Area, menyisipkan grafik area
Scatter, menyisipkan grafik titik
Other Chart, menyisipkan grafik lainnya.

4.) Grup Sparklines

Insert Line Sparkline, Digunakan untuk menyisipkan grafik garis pada satu sel.
Insert Colomn Sparkline, untuk menyisipkan kolom pada satu sel.
Insert Win/Loss Sprakline, untuk menyisipkan daftar kerugian/keuntungan pada satu sel.

5.) Filter

Slincer, untuk memudahkan dalam penyaringan data dalam pivot table.

6.) Grup Links

Hyperlinks, menyisipkan hipertaut (hyperlink) suatu berkas (file), alamat surat elektronik (e-mail), atau halaman web (web page)

7.) Grup Text

Text Box, menyisipkan kotak teks (text box)
Header & Footer, menyisipkan tajuk (header) dan kaki halaman (footer)
WordArt, menyisipkan objek WordArt
Signature Line, menyisipkan garis untuk keperluan tanda tangan digital elektronik
Object, menyisipkan berbagai tipe objek dari program aplikasi lain

8.) Symbols

Equation, menyisipkan simbol-simbol atau karakter khusus yang terdapat dalam matematika
Symbol, menyisipkan karakter simbolis.

c. Tab Page Layout

Tab Page Layout berisi grup-grup ikon yang berhubungan dengan penanganan tata letak lembar kerja (work sheet) dan komponen-komponennya yang akan tercetak. Adapun grup-grup ikon tersebut adalah Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, dan Arrange.

1.) Grup Themes

Themes, daftar tema penyajian data secara keseluruhan mencakup warna, jenis huruf, dan efek lainnya.
Colors, mengubah warna tema yang dipakai
Fonts, mengubah jenis huruf tema yang dipakai
Effects, mengubah efek pada tema yang dipakai

2.) Grup Page Setup

Margins, untuk mengatur margin halaman
Orientation, untuk mengatur orientasi halaman
Size, untuk mengatur ukuran halaman
Print Area, untuk mencetak area yang terpilih dalam lembar kerja
Breaks, untuk menyisipkan batas pemenggalan halaman (break)
Background, untuk menyisipkan gambar latar belakang lembar kerja
Print Titles, untuk menandai area kerja yang akan muncul di setiap halaman saat cetak.

3.) Grup Scale to Fit

Width, untuk menyesuaikan lebar laporan pada halaman yang dipilih
Height, untuk menyesuaikan tinggi laporan pada halaman yang dipilih
Scale, untuk mengatur nilai presentase ukuran laporan terhadap kertas.

4.) Grup Sheet Options

Gridlines, mengatur kemunculan dan percetakan garis kisi (Gridlines)
Heading, mengatur kemunculan dan pencetakan huruf kolom dan nomor baris.

5.) Grup Arrange

Bring Forward, untuk mengatur posisi suatu objek pada posisi paling depan
Send Backward, untuk mengatur posisi suatu objek pada posisi paling belakang
Selection Pane, untuk menampilkan jendela yang khusus memilih dan mengatur kemunculan suatu objek
Align, untuk mengatur perataan tepian objek terhadap objek-objek lain
Grup, mengumpulkan objek-objek terpilih menjadi satu kesatuan
Rotate, untuk memutar objek terpilih.

d. Tab Formulas

Tab Formulas berisi semua hal tentang function di excel. Tab Formulas terdiri atas kelompok Function Library, Define Names, Formula Auditing, dan Calculation.

1.) Grup Get External Data

Insert Function, untuk menyisipkan fungsi melalui kotak dialog insert function
AutoSum, tombol jalan pintas untuk beberapa fungsi yang sering digunakan
Recently Used, daftar beberapa fungsi yang terahir digunakan
Financial, daftar beberapa fungsi kategori keuangan
Logical, daftar beberapa fungsi kategori logika
Text, daftar beberapa fungsi kategori teks
Date & Time, daftar beberapa fungsi kategori tanggal dan waktu
Lookup & Reference, daftar beberapa fungsi kategori acuan
Math & Trig, daftar beberapa fungsi kategori matematika dan trigonometri
More Functions, daftar fungsi kategori lainnya.

2.) Grup Define Names

Name Manager, mengelola penamaan suatu sel atau range terpilih yang terdapat dalam lembar kerja
Define Name, menamai sel atau range terpilih dalam lembar kerja
Use in Formula, memilih nama sel atau range terpilih untuk digunakan dalam rumus
Create Fron Selection, menamai sel atau range terpilih secara otomatis

3.) Grup Formula Auditing

Trace Precedents, untuk menampilkan tanda anak panah untuk melacak alamat suatu sel yang datanya berpengaruh terhadap nilai sel terpilih
Trace Dependents, untuk menampilkan tanda anak panah untuk melacak alamat suatu sel yang nilainya dipengaruhi oleh nilai sel terpilih
Remove Arrows, berfungsi untuk menghilangkan tanda anak panah yang dibuat oleh perintah Trace Precedents atau Trace Dependents
Show Formulas, untuk menampilkan penulisan rumus yang termuat dalam sel lembar kerja
Error Checking, untuk memeriksa kesalahan dalam proses perhitungan rumus
Evaluate Formula, untuk menelusuri tahap demi tahap proses perhitungan suatu rumus
Watch Window, untuk memantau perubahan nilai suatu sel atau range melalui jendela khusus

4.) Grup Calculation

Calculation Options, daftar pilihan tipepelaksanaan perhitungan
Calculate Now, memerintahkan excel untuk segera melaksanakan perhitungan pada buku kerja yang aktif
Calculate Sheet, memerintahkan excel untuk segera melaksanakan perhitungan hanya pada lembar kerja yang aktif.

e. Tab Data

Tab data berisi cara mengimpor data dari sumber lain dan cara koneksinya. Dalam tab ini juga dimuat perintah Sort & Filter serta kelompok Data Tools dan Outline.

1.) Grup Function Library

From Acces, memuat data dari program Microsoft Access
From Web, memuat data dari halaman web
From Text, memuat data dari bekas (file) teks
From Other Sources, memuat data daei sumber lainnya
Existing Connections, koneksi ke sumber data eksternal yang sedang aktif

2.) Grup Connections

Refresh All, memutakhirkan informasi alam buku kerja yang berasal dari suatu sumber data
Connections, menampilkan daftar sumber data yang sedang digunakan buku kerja
Propeties, properti koneksi sumber data
Edit Links, menampilkan berkas yang ditautkan (link) dengan sumber kerja aktif

3.) Grup Sort & Filter

Sort, untuk mengurutkan data
Filter, menggunakan fasilitas penyaringan data
Clear, untuk menonaktifkan fasilitas penyaringan data
Reapply, untuk menerapkan kembali penyaringan data atas perubahan data suatu sel
Advanced, untuk menata penyaringan yang lebih kompleks terhadap data

4.) Grup Data Tools

Text to Columns, untuk memisahkan penulisan teks dalam suatu sel sehingga menjadi beberapa kolom
Remove Duplicates, untuk menghapus duplikat baris yang terdapat dalam lembar kerja
Data Validation, untuk mencegah pemasukan tipe data yang salah pada suatu sel
Consolidate, untuk menggabungkan nilai beberapa range menjadi satu range tersendiri
What-If Analysis, untuk membuat skenario data

5.) Grup Outline

Grup, untuk mengelompokan sejumlah sel sehingga dapat disembunyikan dan ditampilkan
Ungroup, untuk memisahkan sejumlah sel yang telah dikelompokkan
Subtotal, untuk menotalkan nilai beberapa baris menurut data yang relevan
Show Detail, untuk memunculkan grup sel yang disembunyikan
Hide Detail, untuk menyembunyikan grup sel.

f. Tab Review

Tab Review berisi kelompok-kelompok ikon yang berfungsi berhubungan dengan proses revisi, penelaahan, atau pengkajian terhadap buku kerja. Adapun kelompok-kelompok ikon tersebut adalah Proofing, Comments, dan Changes.
1.) Grup Proofing

Spelling, untuk memeriksa ejaan
Research, untuk membuka jendela task pane Research
Thesaurus, untuk mencari persamaan arti kata

2.) Language

Translate, Berfungsi untuk menerjemahkan teks terpilih ke dalam satu bahasa berbeda

3.) Grup Comments

New Comment, untuk menambahkan komentar
Delete, untuk menghapus komentar
Previous, untuk menuju komentar sebelumnya
Next, untuk menuju komentar berikutnya
Show/Hide Comment, untuk menampilkan/menyembunyikan komentar
Show All Comments, untuk menampilkan seluruh komentar
Show Ink, untuk menampilkan catatan sisipan (anotasi tinta) yang terdapat dalam lembar kerja

4.) Grup Changes

Protect Sheet, untuk memproteksi lembar kerja
Protect Workbook, untuk memproteksi buku kerja
Share Workbook, untuk memungkinkan kita dapat berkerja sama dengan orang lain pada buku kerja yang sama
Protect and Share Workbook, untuk memproteksi buku kerja dan bekerja sama dengan orang lain
Allow Users to Edit Ranges, untuk memungkinkan orang lain dapat mengubah isi range
Track Changes, untuk menandai jejak koreksi.

g. Tab View

Tab View berisi kelompok-kelompok ikon yang berhubungan dengan penataan tampilan lembar kerja dan jendela Excel. Adapun kelompok-kelompok ikon tersebut adalah Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, dan Macros.
1.) Grup Workbook Views

Normal, untuk menampilkan lembar kerja dalam tampilan normal
Page Layout, untuk menampilkan lembar kerja dalam tampilan tata letak sewaktu tercetak di kertas (WYSIWYG)
Page Break Preview, untuk menampilkan lembar kerja dalam tampilan pemenggalan halaman
Custom Views, untuk mengatur penataan tampilan aktif menjadi satu jenis tampilan yang didefinisikan sendiri
Full Screen, untuk menampilkan lembar kerja menjadi satu layar penuh

2.) Grup Show

Ruler, berfungsi untuk menampilkan dan menyembunyikan penggaris.
Formula Bar, berfungsi menampilkan/menyembunyikan formula bar.
Gridlines, berfungsi menampilkan/menyembunyikan garis bantu.
Headings, berfungsi menampilkan/menyembunyikan kepala kolom dan baris. (Hilangkan tanda centang pada heading maka tampilannya akan berubah.)

3.) Grup Zoom

Zoom, untuk mengatur tingkat pembesaran tampilan lembar kerja melalui kotak dialog zoom
100%, untuk menampilkan lembar kerja pada tingkat pembesaran 100%
Zoom to Selection, untuk memperbesar tampilan area yang terpilih pada lembar kerja

4.) Grup Window

New Window, untuk membuat jendela baru untuk buku kerja yang sedang aktif
Arrange All, untuk menata jendela buku kerja yang terbuka agar tampak rapi sehingga tampil berdampingan
Freeze Panes, untuk mengunci kolom atau baris tertentu agar tetap terlihat saat lembar kerja digulung atau digeser
Split, untuk membagi lembar kerja menjadi beberapa bagian sehingga kita bisa melihat lokasi yang berbeda pada lembar kerja
Hide, untuk menyembunyikan jendela buku kerja yang aktif
Unhide, untuk menampilkan kembali jendela lembar kerja
View Side by Side, untuk menampilkan dua jendela buku kerja agar dapat dibandingkan secara berdampingan.
Synchronous Scrolling, untuk menggulung dan menggeser lembar kerja secara bersamaan dua jendela buku kerja yang berbeda
Reset Window Position, untuk menata kembali posisi dua jendela buku kerja yang sedang dibandingkan
Save Workspace, untuk menyimpan aturan tata letak bidang kerja jendela Excel yang sedang aktif
Switch Window, untuk mengaktifkan jendela buku kerja yang sedang terbuka.

5.) Grup Macros

Marco, untuk membuat macro.

ciekepo.my.id